Όροι Επεξεργασίας Δεδομένων για το Lemorange Attendance

1. Ρόλοι

Ο πελάτης είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας. Η Lemorange είναι η εκτελούσα την επεξεργασία. Αυτό καλύπτει τα δεδομένα του προσωπικού του πελάτη, των επισκεπτών του και άλλων προσώπων των οποίων τα δεδομένα ο πελάτης εισάγει στο Attendance ή το Attendance συλλέγει για λογαριασμό του.

Η Lemorange είναι υπεύθυνη επεξεργασίας για τα δικά της επιχειρηματικά δεδομένα, όπως αιτήματα, τιμολόγηση και αρχεία ασφάλειας. Η Δήλωση Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων το εξηγεί.

2. Τι κάνουμε και για πόσο χρόνο

Η Lemorange επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα για να παρέχει το Attendance στον πελάτη: να τα αποθηκεύει και να τα εμφανίζει, να υπολογίζει τον χρόνο εργασίας και τις αποδοχές, να στέλνει ειδοποιήσεις, προσκλήσεις και μηνύματα, να λειτουργεί πόρτες, kiosk και θυροτηλέφωνα που έχει συνδέσει ο πελάτης, και να υποστηρίζει και να προστατεύει την υπηρεσία. Η επεξεργασία διαρκεί όσο η σύμβαση του πελάτη, συν την περίοδο επιστροφής και διαγραφής της ενότητας 10.

3. Οδηγίες

Η Lemorange επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα μόνο βάσει των καταγεγραμμένων οδηγιών του πελάτη. Οδηγίες είναι η σύμβαση του πελάτη, οι ρυθμίσεις του στο Attendance και η χρήση των λειτουργιών. Αν η Lemorange κρίνει ότι μια οδηγία παραβιάζει τον νόμο, θα το πει στον πελάτη. Η Lemorange μπορεί να αρνηθεί ή να αναστείλει την οδηγία μέχρι να διευκρινιστεί.

4. Εμπιστευτικότητα

Όλοι στη Lemorange που μπορούν να δουν προσωπικά δεδομένα του πελάτη δεσμεύονται από υποχρέωση εμπιστευτικότητας και έχουν πρόσβαση μόνο όταν το απαιτεί η εργασία τους.

5. Ασφάλεια

Η Lemorange εφαρμόζει μέτρα ασφάλειας ανάλογα με τον κίνδυνο σύμφωνα με το άρθρο 32. Το Παράρτημα Β καταγράφει τα μέτρα που εφαρμόζονται. Αλλαγή δεν μειώνει τη συμφωνημένη προστασία.

6. Υπεργολάβοι επεξεργασίας

Ο πελάτης δίνει γενική άδεια για υπεργολάβους μόνο όταν συμφωνηθεί ο αρχικός κατάλογος. Η Lemorange δεσμεύει κάθε εγκεκριμένο υπεργολάβο με γραπτή σύμβαση ίδιων σχετικών υποχρεώσεων και παραμένει υπεύθυνη για την εκτέλεσή τους.

Η Lemorange θα ειδοποιεί για νέο ή αντικαταστάτη υπεργολάβο τουλάχιστον 30 ημέρες πριν αρχίσει να επεξεργάζεται δεδομένα πελατών. Η ειδοποίηση γίνεται με ενημέρωση του καταλόγου και με email στον διαχειριστή του πελάτη. Ο πελάτης μπορεί να εναντιωθεί μέσα σε αυτή την προθεσμία, για εύλογους λόγους προστασίας δεδομένων. Αν τα μέρη δεν συμφωνήσουν, ο πελάτης μπορεί να τερματίσει την επηρεαζόμενη υπηρεσία και να πάρει επιστροφή των χρεώσεων για την περίοδο μετά από αυτή.

Ο αρχικός κατάλογος πρέπει να προσδιορίζει κάθε πραγματική νομική οντότητα, υπηρεσία, χώρα, κατηγορία δεδομένων και εγγύηση. Αντιρρήσεις εντός της προθεσμίας ειδοποίησης 30 ημερών αντιμετωπίζονται πριν από τη διαβίβαση.

7. Διεθνείς διαβιβάσεις

Χώρες φιλοξενίας και υποστήριξης, περιλαμβανομένης πρόσβασης εκτός ΕΟΧ, προσδιορίζονται στον κατάλογο υπεργολάβων. Πριν από περιορισμένη διαβίβαση, τα μέρη προσδιορίζουν εισαγωγέα, χώρα, δεδομένα, περαιτέρω πρόσβαση και έγκυρο μηχανισμό του Κεφαλαίου V. Ευρωπαϊκό σημείο σύνδεσης δεν καλύπτει κάθε επεξεργασία. Το Παράρτημα Δ καταγράφει εγκεκριμένους όρους.

8. Βοήθεια προς τον πελάτη

Η Lemorange θα βοηθά τον πελάτη, λαμβάνοντας υπόψη τη φύση της επεξεργασίας και τις πληροφορίες που διαθέτει:

• να απαντά σε αιτήματα προσώπων για τα δεδομένα τους. Το Attendance έχει εργαλεία γι' αυτό, όπως εξαγωγή, διόρθωση και διαγραφή, και τη διαγραφή εγγραφών επισκεπτών από τους διευθυντές του πελάτη. Αν κάποιο πρόσωπο απευθυνθεί απευθείας στη Lemorange, η Lemorange θα προωθήσει το αίτημα στον πελάτη χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση·
• στις εκτιμήσεις αντικτύπου σχετικά με την προστασία δεδομένων και στην προηγούμενη διαβούλευση, για παράδειγμα όταν ο πελάτης χρησιμοποιεί βιομετρικά, τοποθεσία, κάμερες, Έλεγχο ασφάλειας ή εικόνες θυροτηλεφώνου·
• στις δικές του υποχρεώσεις ασφάλειας και ειδοποίησης παραβίασης.

Άμεσο αίτημα προωθείται χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση με την αρχική ημερομηνία παραλαβής. Ο υπεύθυνος αποφασίζει την απάντηση· η προώθηση δεν επανεκκινεί τη νόμιμη προθεσμία. Η Lemorange βοηθά με ενημέρωση αποδεκτών, περιορισμό και εγγυήσεις για σημαντικές αυτοματοποιημένες αποφάσεις όπου ισχύουν.

9. Παραβιάσεις προσωπικών δεδομένων

Η Lemorange ενημερώνει τον πελάτη χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση όταν λάβει γνώση παραβίασης δεδομένων πελάτη, με διαθέσιμα στοιχεία σταδιακά. Δεν περιμένει τελική αιτία ή αριθμό προσώπων. Επαφή για περιστατικά: support@lemorange.com ή 80012900.

Η αρχική ενημέρωση δεν περιμένει την τελική έρευνα ή πλήρη αριθμό προσώπων. Στοιχεία για συνέπειες και μέτρα παρέχονται σταδιακά. Επαφή για περιστατικά: support@lemorange.com ή 80012900.

10. Επιστροφή και διαγραφή

Κατά τη σύμβαση ο πελάτης χρησιμοποιεί διαθέσιμες εξαγωγές. Στο τέλος, η Lemorange επιστρέφει ή διαγράφει δεδομένα κατ’ επιλογή του πελάτη, εκτός συγκεκριμένης υποχρέωσης ενωσιακού ή κρατικού δικαίου. Ενεργά, εφεδρικά και αντίγραφα συσκευών ή πυλών υπό τον έλεγχό της ακολουθούν συμπληρωμένο πρόγραμμα. Για τη μορφή, τις προθεσμίες και τον κύκλο εφεδρικών που ισχύουν, γράψτε στο support@lemorange.com.

Η επιλογή πελάτη καλύπτει αντίγραφα της Lemorange και υπεργολάβων, περιλαμβανομένων συσκευών, πυλών και εφεδρικών υπό τον έλεγχό τους. Ως τη συμφωνημένη διαγραφή, περιορίζεται η συνήθης χρήση· σε ανάκτηση εφεδρικού επανεφαρμόζεται η οδηγία. Νόμιμη διατήρηση πρέπει να προσδιορίζει τον νόμο και τα δεδομένα. Για τη μορφή εξαγωγής και τον κύκλο εφεδρικών που ισχύουν, γράψτε στο support@lemorange.com.

11. Έλεγχος (audit)

Η Lemorange θα παρέχει στον πελάτη τις πληροφορίες που χρειάζονται για να αποδειχθεί η τήρηση των όρων αυτών και θα επιτρέπει ελέγχους, μαζί με επιθεωρήσεις, από τον πελάτη ή από ελεγκτή που ορίζει ο πελάτης, με εύλογη προειδοποίηση, σε εργάσιμες ώρες, όχι πάνω από μία φορά τον χρόνο εκτός αν έχει υπάρξει παραβίαση, και με σεβασμό στην εμπιστευτικότητα. Το κόστος του ελέγχου το επιβαρύνεται ο πελάτης, εκτός αν ο έλεγχος αποδείξει ουσιώδη παράβαση της Lemorange.

Η συνήθης προειδοποίηση, συχνότητα και κόστος δεν μπορούν να ακυρώνουν έλεγχο ή να καθυστερούν επείγον περιστατικό ή έρευνα αρχής. Αναγκαία στοιχεία και αποδείξεις διορθώσεων παραμένουν διαθέσιμα.

12. Υποχρεώσεις του πελάτη

Ο πελάτης πρέπει να έχει νόμιμη βάση για τα δεδομένα που δίνει στη Lemorange. Πρέπει να δίνει στα πρόσωπα τις πληροφορίες που απαιτεί ο νόμος, μεταξύ άλλων στους επισκέπτες, και στο προσωπικό για τον Έλεγχο ασφάλειας, τα kiosk, τις πόρτες, το θυροτηλέφωνο και τη μισθοδοσία. Πρέπει να ελέγχει τα δικαιώματα πρόσβασης, τις ρυθμίσεις τήρησης και τα διαπιστευτήρια, και να μην εισάγει δεδομένα που το Attendance δεν χρειάζεται.

13. Ευθύνη

Η ευθύνη κάθε μέρους με βάση τους όρους αυτούς υπόκειται στα όρια της σύμβασης του πελάτη με τη Lemorange.

Παράρτημα Α. Στοιχεία της επεξεργασίας

Αντικείμενο και φύση. Φιλοξενία και επεξεργασία δεδομένων προσωπικού, επισκεπτών, πρόσβασης και μισθοδοσίας στο Attendance, όπως περιγράφεται στην ενότητα 2.

Υποκείμενα των δεδομένων.

• Προσωπικό, διευθυντές και συνεργάτες του πελάτη, μαζί με πρόσωπα που εμφανίζονται σε φωτογραφίες του Team Moments.
• Επισκέπτες και άλλα πρόσωπα που δεν είναι εργαζόμενοι και προσκαλούνται στους χώρους του πελάτη.
• Διαχειριστές και άλλοι χρήστες του πελάτη.

Είδη προσωπικών δεδομένων.

• Ταυτότητα και επικοινωνία: όνομα, κωδικός εργαζομένου, email, τηλέφωνο, θέση, τμήμα, χώρος εργασίας.
• Παρουσίες και προγραμματισμός: καταγραφές προσέλευσης και αποχώρησης, προγράμματα εργασίας, άδειες, ώρες, εγκρίσεις, ιστορικό ελέγχου.
• Διαπιστευτήρια: PIN τερματικών (χωρίς κατακερματισμό· ορατά μόνο σε διαχειριστές που διαχειρίζονται πρόσωπα), αριθμοί καρτών RFID ή NFC, κωδικοί QR.
• Κινητό και συσκευή: αναγνωριστικό, push token, έκδοση εφαρμογής και, αν ενεργοποιηθεί, θέση και δίκτυο κατά τον έλεγχο παρουσίας, μαζί με αποχώρηση.
• Εγγραφές επισκεπτών: όνομα, email, τηλέφωνο, εταιρεία, οικοδεσπότης, ώρες επίσκεψης και διακριτικό κάρτας.
• Έλεγχος ασφάλειας: ποιοι βρίσκονταν στον χώρο, οι απαντήσεις «Ασφαλής» ή «Χρειάζομαι βοήθεια» με τις ώρες, αποτελέσματα ασκήσεων.
• Δεδομένα περιπτέρου και κλήσεις υποδοχής, αν παρέχονται· συμπεριλαμβανομένης τυχόν μετάδοσης και εγγραφής.
• Έλεγχος πρόσβασης και θυροτηλέφωνο: αποφάσεις πορτών, αρχεία εισόδων, στιγμιότυπα και φωτογραφίες θυροτηλεφώνου (ορατά σε διευθυντές, στο προσωπικό που καλείται ή στο οποίο μεταφέρεται η κλήση και σε όποιον την απαντά, σύμφωνα με τις ρυθμίσεις του πελάτη).
• Μισθοδοσία (Κύπρος): μισθός και τιμές αμοιβής, στοιχεία φόρου και κοινωνικών ασφαλίσεων, κρατήσεις, αποτελέσματα μισθοδοτικών καταστάσεων, τραπεζικά στοιχεία.
• Team Moments: φωτογραφίες (με αφαιρεμένα EXIF και GPS), λεζάντες, αντιδράσεις, σχόλια, αναφορές και ενέργειες εποπτείας, με το ποιος και πότε. Οι φωτογραφίες μπορεί να δείχνουν και άλλα πρόσωπα εκτός από αυτόν που αναρτά.
• Θέσεις Στόλου, διαδρομές, σύνδεση οδηγού, ιδιωτικά μεταδεδομένα, καύσιμα και αποδείξεις όπου παραγγέλλονται.
• Φωτογραφίες καταγραφών κινητού και τερματικού, μηνύματα, προεπισκοπήσεις ειδοποιήσεων και ρυθμισμένες είσοδοι System.

Ειδικές κατηγορίες. Δικαιολογητικά άδειας μπορεί να αποκαλύπτουν υγεία, απάντηση ασφάλειας ανάγκη υγείας ή προστασίας και βιομετρική ταυτοποίηση μπορεί να χρησιμοποιεί πρότυπα προσώπου ή αποτυπώματος. Μια φωτογραφία δεν είναι αυτομάτως βιομετρικό ειδικής κατηγορίας. Ο πελάτης προσδιορίζει βάση άρθρου 6, τυχόν προϋπόθεση άρθρου 9 και αναγκαίες εγγυήσεις ανά χρήση.

Πρόγραμμα διατήρησης. Ο πελάτης αποφασίζει τον νόμιμο χρόνο διατήρησης για κάθε γραμμή, με την επιφύλαξη τυχόν νόμιμης δέσμευσης.

Προεπιλογές τήρησης. Ισχύουν εκτός αν ο πελάτης ορίσει άλλη περίοδο, όπου το επιτρέπει το προϊόν.

Διάρκεια. Η διάρκεια της σύμβασης και η περίοδος της ενότητας 10.

Παράρτημα Β. Μέτρα ασφάλειας

• Φιλοξενία σε κέντρα δεδομένων της ΕΕ, με προστασία δικτύου και φυσική προστασία από τον πάροχο φιλοξενίας.
• Κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά (TLS) για την εφαρμογή ιστού, την εφαρμογή κινητού, τα kiosk και τις κλήσεις. Κρυπτογράφηση κατά την αποθήκευση.
• τα PIN τερματικών αποθηκεύονται ώστε να τα ελέγχει το τερματικό και τα βλέπουν μόνο διαχειριστές που διαχειρίζονται πρόσωπα· οι κωδικοί πρόσκλησης εφαρμογής αποθηκεύονται κατακερματισμένοι. Διακριτικά κάρτας επισκέπτη που δεν μπορούν να μαντευτούν.
• Διαχωρισμός μεταξύ των χώρων εργασίας των πελατών. Πρόσβαση βάσει ρόλου. Οι απαντήσεις ελέγχου ασφάλειας, οι εικόνες θυροτηλεφώνου και τα δεδομένα μισθοδοσίας περιορίζονται σε συγκεκριμένους ρόλους.
• Ιστορικό ελέγχου αλλαγών και πρόσβασης υποστήριξης. Καταγεγραμμένη και περιορισμένη πρόσβαση υποστήριξης.
• Μέτρα κατά επαναλαμβανόμενων και κακόβουλων αιτημάτων.
• Αντίγραφα ασφαλείας και δοκιμασμένη διαδικασία επαναφοράς.
• Διαδικασία για περιστατικά ασφάλειας και ειδοποίηση παραβίασης.
• Οι ροές δοκιμών και εφεδρικών καλύπτονται από τον κατάλογο υπεργολάβων.

Για λεπτομέρειες σχετικά με χώρες φιλοξενίας, κρυπτογράφηση ανά διαδρομή, πρόσβαση υποστήριξης, δοκιμές ανάκτησης και αποδείξεις διαγραφής, γράψτε στο support@lemorange.com.

Παράρτημα Γ. Υπεργολάβοι επεξεργασίας

Ο κατάλογος βρίσκεται στο attendance.cy/sub-processors. Η διαδικασία ενημέρωσης και αντίρρησης της ενότητας 6 ισχύει για τις αλλαγές.

Παράρτημα Δ. Διεθνείς διαβιβάσεις

Κάθε περιορισμένη διαβίβαση χρειάζεται τεκμηριωμένες οδηγίες, εφαρμοστέο υπογεγραμμένο μηχανισμό και εκτίμηση πριν από πρόσβαση. Η σελίδα δεν υπογράφει ρήτρες ούτε εγκρίνει ανεπιβεβαίωτο αποδέκτη.

Παράρτημα Ε. Αρχεία και συμπλήρωση

Κάθε μέρος τηρεί τα αρχεία του άρθρου 30 που απαιτεί ο ρόλος του, με οδηγίες, αποδέκτες, διαβιβάσεις και γενικά μέτρα. Ο εκτελών βοηθά με ασφάλεια, παραβιάσεις, Εκτιμήσεις Αντικτύπου και προηγούμενη διαβούλευση σύμφωνα με τις διαθέσιμες πληροφορίες. Ιδιωτικό όριο ευθύνης ή χρέωση ελέγχου δεν αφαιρεί υποχρεωτικά καθήκοντα.

Η σύμβαση πελάτη καταγράφει, για κάθε πελάτη, τον υπεύθυνο και τυχόν αρχικό υπεύθυνο, τις ενότητες και τους σκοπούς, τα πρόσωπα και τις ειδικές κατηγορίες, τη διατήρηση, τις επαφές περιστατικών, τη μορφή εξαγωγής και τη διαγραφή αντιγράφων συσκευών, πυλών και εφεδρικών. Οντότητες και χώρες παρόχων αναγράφονται στον κατάλογο υπεργολάβων και τα μέσα διαβίβασης τίθενται σε ισχύ βάσει του Παραρτήματος Δ. Εκκρεμή στοιχεία δεν επιτρέπουν μη αξιολογημένη επεξεργασία.